Ikke begynn før svarene er inne
Det er fristende å begynne på bordkartet tidlig, fordi det føles som en konkret oppgave. Men hver avmelding etter at kartet er laget utløser en omfordeling som treffer flere bord enn du tror.
Rundt fire uker før dagen er et fornuftig tidspunkt: svarfristen har gått ut, purringen er unnagjort, og du rekker fortsatt å bestille bordkort.
Rekkefølgen som gjør jobben overkommelig
Poenget med rekkefølgen er at de bindende hensynene tas først. Begynner du med de enkle gjestene, ender de vanskelige med å måtte plasseres et sted som skaper problemer, og da må mye gjøres om.
- Sett opp bordene først, med form og kapasitet. Sjekk tallene mot lokalet, ikke mot magefølelsen.
- Plasser de vanskelige gjestene først: de som ikke kan sitte sammen, og de som må sitte sammen.
- Plasser deretter husstander og grupper samlet.
- Fyll opp med resten, og aksepter at siste bord blir en blanding.
- Gå gjennom bord for bord til slutt og spør: ville jeg selv sittet her hele kvelden?
Reglene som fortsatt gjelder, og de som ikke gjør det
Tradisjonelt sitter brudeparet midt ved hovedbordet med forloverne nærmest, og foreldrene ved samme bord eller ved bordet nærmest. Mange følger fortsatt dette, og det er en grei mal når man er usikker.
Regelen om at par skal splittes og settes ved siden av en fremmed er derimot på vei ut. Den fungerte da alle kjente hverandre fra før. I dag ender den ofte med to personer som sitter stille i fire timer.
Vår anbefaling er enkel: plasser folk slik at ingen sitter uten noen å snakke med. Alt annet er smakssak.
Fem fallgruver
- Bordkart laget før svarfristen. Det må gjøres om, garantert.
- Kapasitet hentet fra magefølelsen i stedet for fra lokalet.
- Barnefamilier spredt utover, slik at foreldrene må reise seg hele kvelden.
- Ett bord med bare folk som ikke kjenner hverandre. Noen må være limet.
- Ingen sikkerhetskopi. Skriv ut kartet, og ta med en papirversjon til lokalet.
Personvern i en gjesteliste
En gjesteliste inneholder navn, og ofte allergier og andre helseopplysninger. Datatilsynet skriver at personopplysningsloven ikke gjelder for rent personlige eller familiemessige aktiviteter, og en privat gjesteliste til eget bryllup er normalt nettopp det.
Det betyr ikke at listen bør ligge hvor som helst. Vår regel er at gjestelister og bordkart aldri deles via nettadressen, fordi adresser havner i logger og nettleserhistorikk. De deles som fil, av deg, til den du vil.